Imapic合同会社（以下、「当社」という。）は、当社のサービスを実施する上で、お客様の個人情報がプライバシーを構成する重要な情報であることを深く認識し、業務上で取り扱う個人情報について、個人情報に関連する法令及び個人情報保護のために定めた社内規定により、適切に継続運用いたします。
また、当社が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、個人情報の適切な保護に努め、当社の期待と信頼に応えてまいります。
- 当社は、すべての事業で取り扱う個人情報及び役職員等の個人情報に関して、個人情報の保護に関する法律、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
- 当社は、事業遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
- 当社は、前項の措置により取得した個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。
- 当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等のリスクに対して合理的な安全対策及び是正措置を講じます。
- 当社は、本人からの当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の請求等及び苦情や相談に対して遅滞無く対応いたします。
- 当社は、個人情報保護の仕組みを継続的に見直し、改善いたします。
制定：2024年1月2日
Imapic合同会社
代表社員 樋口 雅子
個人番号及び特定個人情報の適正な取り扱いに関する基本方針
2024年1月2日
Imapic合同会社
1.事業者の名称
Imapic合同会社
2.関係法令・ガイドライン等の遵守
当社は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」）の取り扱いに関し、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（マイナンバー法）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」、並びに「個人情報の保護に関する法律」（個人情報保護法）及び各省庁のガイドラインを遵守します。
3.利用目的
当社は、提供を受けた特定個人情報等を、以下の目的で利用します。
・役職員等及びその扶養親族に係る個人番号関係事務
・法定調書及び源泉徴収関係事務
・退職手当等受給者別支払調書関係事務等
・社会保険関係事務及び労働保険関係事務等
・その他番号法に定める特定個人情報の提供を受けることができる関連事務等
4.安全管理措置に関する事項
当社は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理の為に、別途「特定個人情報取扱規程」を定め、これを遵守します。
5.委託の取り扱い
当社は、特定個人情報等の取り扱いを第三者に委託することはありません。
6.継続的見直し
当社は、特定個人情報等の取り扱いを継続的に見直すよう努めます。
7.特定個人情報等の開示等
当社は、本人又はその代理人から、当該特定個人情報等の利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去又は第三者提供の停止の請求等があったときは、法令等に定められている場合を除き、遅滞なく対応いたします。
8.質問及び苦情処理の窓口
当社の特定個人情報等の取り扱いに関する質問又は苦情につきましては、以下にお問い合わせ下さい。
当社の個人情報の取り扱い全般に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
Imapic合同会社 個人情報取扱窓口
連絡先：info@imapic.jp
個人情報の取り扱いについて
1.利用目的
当社は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用いたします。
| 個人情報の種別 | 利用目的 |
| 取引先情報 | 業務管理、連絡、請求、支払い管理のため |
| 従業者情報 | 従業者管理のため |
| 採用応募者情報 | 採用に係る業務に利用するため |
| お問合せ者情報 | お問合せに回答するため |
| 本人および代理人情報 | 開示等の求めに回答するため |
その他、個別に書面で明示した利用目的の範囲
2.個人情報の安全管理のために講じた措置について
当社では、個人情報をより厳正に取り扱うため、個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、外的環境を把握した上で実際に個人情報を取り扱うにあたり、組織的、人的、物理的、技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。
安全管理措置の詳細については下記３．にある「お問い合わせフォーム」よりお問い合わせください。
3.お問い合わせ
当社の個人情報の取り扱い全般に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
Imapic合同会社 個人情報取扱窓口
連絡先：info@imapic.jp
個人情報の開示等の請求等に関する手続き
当社の保有する以下の個人情報に関して本人又は代理人は「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示」を求めることができます。
1.当社の名称
Imapic合同会社
2.当社の住所及び代表者の氏名
茨城県つくば市西高野1865番地
代表社員 樋口 雅子
3.当社の個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先
Imapic合同会社 個人情報保護管理者 樋口 雅子
4.保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先
Imapic合同会社 個人情報取扱窓口
連絡先：info@imapic.jp
5.開示等の請求等の手続きについて
(1) 開示等の請求等に関する受付
①ご連絡いただきましたら、所定の用紙をお送りいたします。
②本人確認のため、以下の書類を(1)「所定の用紙」とともに郵送又はご持参ください。
• 運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の請求等をする本人の名前及び住所が記載されている有効期限内のもの）
• 住民票の写し（開示等の請求等をする日前３０日以内に作成されたもの）
③代理人の方が手続きをされる場合は、(1)「所定の用紙」、(2)「本人確認書類」に加え、以下の書類も郵送又はご持参ください。
• 代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の写真で代理人確認ができるものの写し（開示等の請求等をする代理人の名前及び住所が記載されている有効期限内のもの）
• 代理人の住民票の写し（開示等の請求等をする日前３０日以内に作成されたもの）
• 代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
• 代理を示す旨の委任状
(2) 開示等対応連絡
開示等の請求等に対する対応方針については、以下の方法により遅滞なくご連絡いたします。
＜開示等対応可能な場合＞
①個人情報の利用目的の通知、開示、第三者への提供に関する記録の請求等の場合は、原則、本人又は代理人が(1)「所定の用紙」にて指定した方法により対応いたします。（ただし、指定された開示等の方法を行うことが困難な場合は、書面の郵送にて対応いたします。）
②個人情報の訂正、追加、削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止の場合は、対応した旨、電話又はメールにてご連絡いたします。
＜開示等対応不可能な場合＞
上記①②に関わらず、電話又はメールにてご連絡いたします。
6.その他
• 書面の送付先は、所定の用紙にご記入いただいた本人又は代理人の住所とします。
• 本人又は代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
• 本人又は代理人を証明する書類は、当社が入手してから6か月以内に責任を持って廃棄いたします。